Gõ 50% vào «% Complete» thực sự làm gì với tiến độ của bạn
Trông nó như ô vô hại nhất trên cả dòng. Bạn gõ 50, thanh tiến độ đầy một nửa, cả phòng họp gật đầu. Trong một công cụ lập tiến độ có lưu giá trị thực tế, ô đó chẳng vô hại chút nào: chỉ một con số ấy sẽ ghi thay bạn vào vài trường khác, và nếu không biết là những trường nào, báo cáo sai lệch của bạn sẽ kể một câu chuyện bạn không hề định kể.
Đây là những gì xảy ra trong Ingantt for Web và Android.
Vượt 0% sẽ ghi Ngày bắt đầu thực tế
Ngay khi một công việc vượt quá 0% hoàn thành, nghĩa là nó đã bắt đầu, nên Ingantt ghi ngày bắt đầu thực tế (Actual Start). Không phải ngày bắt đầu theo kế hoạch — mà là thực tế. Nếu công việc thật ra bắt đầu trễ ba ngày mà bạn nhập tiến độ nhưng không sửa Actual Start, tiến độ giờ đây tin rằng nó bắt đầu đúng hạn và chạy chậm. Đó là hai vấn đề khác nhau với hai cách xử lý khác nhau, và chỉ một trong hai là của bạn.
100% sẽ ghi Ngày kết thúc thực tế
Đưa một công việc lên 100% và Ingantt ghi ngày kết thúc thực tế (Actual Finish). Đây là trường mà phép so sánh với đường cơ sở sẽ đọc, nên đúng quan trọng hơn nhanh.
Thời lượng được tính lại bên dưới
Thời lượng thực tế (Actual Duration) và thời lượng còn lại (Remaining Duration) được tính lại từ phần trăm. Một nửa của công việc mười ngày nghĩa là năm ngày đã xong và năm ngày còn lại — cho đến khi bạn nói khác đi. Nếu công việc đã xong 50% nhưng nửa còn lại sẽ mất chín ngày thay vì năm, chỉnh sửa trung thực nằm ở thời lượng còn lại, không phải ở «% Complete». Phần trăm là kết quả của sự thật, không phải vật thay thế nó.
Khối lượng công việc chỉ đi theo nếu bạn yêu cầu
Khối lượng thực tế (Actual Work) và khối lượng còn lại (Remaining Work) chỉ cập nhật theo «% Complete» khi tùy chọn dự án «Updating task status updates resource status» được bật. Đây chính là thiết lập khiến nhiều người bất ngờ: tiến độ trông như đã được theo dõi, còn công sức và chi phí thì đứng yên, và không ai hiểu vì sao. Nếu các chỉ số earned value của bạn như bị đóng băng, đây là công tắc cần kiểm tra đầu tiên.
Bản thực dụng
- Nhập tiến độ theo đúng ngày trạng thái bạn thực sự muốn, đừng để mặc định là hôm nay.
- Sửa Actual Start khi một công việc khởi động trễ. Phần trăm không mang được thông tin đó.
- Đẩy phần chậm trễ vào thời lượng còn lại, đừng hạ phần trăm xuống.
- Quyết định một lần duy nhất xem trạng thái công việc có nên dẫn dắt trạng thái tài nguyên hay không, rồi để yên.
Trung tâm trợ giúp của Ingantt có chi tiết về nhập tiến độ, về các cột giá trị thực tế và còn lại và về đường cơ sở — phép so sánh mà tất cả những thứ trên cuối cùng đều đổ vào.