Apa yang sebenarnya terjadi pada jadwal Anda saat mengetik 50% di «% Complete»
Kolom itu tampak paling tidak berbahaya di sepanjang baris. Anda mengetik 50, batangnya terisi separuh, semua orang mengangguk di rapat status. Pada alat penjadwalan yang menyimpan nilai aktual, kolom itu sama sekali tidak sepele: satu angka tadi menuliskan beberapa kolom lain untuk Anda, dan kalau Anda tidak tahu yang mana, laporan variansi Anda akan menceritakan kisah yang tidak Anda maksudkan.
Inilah yang terjadi di Ingantt for Web dan Android.
Di atas 0% menetapkan Actual Start
Begitu sebuah tugas melewati 0% selesai, artinya tugas itu sudah dimulai, jadi Ingantt menuliskan mulai aktual (Actual Start). Bukan mulai rencana — mulai yang sebenarnya. Kalau tugas itu sungguh mulai terlambat tiga hari dan Anda memasukkan kemajuan tanpa memperbaiki Actual Start, jadwal kini yakin tugas dimulai tepat waktu dan berjalan lambat. Itu dua masalah berbeda dengan dua perbaikan berbeda, dan hanya satu di antaranya milik Anda.
100% menetapkan Actual Finish
Bawa sebuah tugas ke 100% dan Ingantt menuliskan selesai aktual (Actual Finish). Ini kolom yang dibaca perbandingan baseline Anda, jadi lebih baik tepat daripada cepat.
Durasi dihitung ulang di bawahnya
Durasi aktual (Actual Duration) dan durasi tersisa (Remaining Duration) dihitung ulang dari persentase. Separuh dari tugas sepuluh hari berarti lima hari selesai dan lima hari lagi — sampai Anda mengatakan sebaliknya. Kalau pekerjaan 50% selesai tetapi separuh sisanya butuh sembilan hari, bukan lima, perbaikan yang jujur ada di durasi tersisa, bukan di «% Complete». Persentase adalah keluaran dari kenyataan, bukan penggantinya.
Work hanya mengikuti kalau Anda memintanya
Pekerjaan aktual (Actual Work) dan pekerjaan tersisa (Remaining Work) diperbarui dari «% Complete» hanya ketika opsi proyek «Updating task status updates resource status» aktif. Inilah pengaturan yang mengejutkan banyak orang: kemajuan tampak terlacak, usaha dan biaya tidak bergerak, dan tidak ada yang tahu sebabnya. Kalau angka earned value Anda terlihat membeku, sakelar ini yang pertama perlu diperiksa.
Versi praktisnya
- Masukkan kemajuan terhadap tanggal status yang benar-benar Anda maksud, bukan tanggal hari ini secara bawaan.
- Perbaiki Actual Start ketika sebuah tugas mulai terlambat. Persentase tidak bisa membawa informasi itu.
- Dorong keterlambatan ke durasi tersisa, bukan ke persentase yang lebih rendah.
- Putuskan sekali saja apakah status tugas harus menggerakkan status sumber daya, lalu biarkan.
Pusat bantuan Ingantt punya rinciannya tentang memasukkan kemajuan, tentang kolom aktual dan tersisa, dan tentang baseline — perbandingan yang akhirnya menampung semua ini.