Los cuatro trabajos de un plan de proyecto

A un plan de proyecto se le hacen cuatro preguntas, una y otra vez, durante toda la vida del proyecto. ¿Cuándo termina? ¿Quién hace qué? ¿Cuánto costará? ¿Vamos según lo previsto?

Un plan que responde bien a una y a las otras tres a mano no es un plan. Es una foto de un plan. Esa es la diferencia entre un diagrama de Gantt dibujado en una hoja de cálculo y una herramienta de planificación, y vale la pena concretar qué tiene que hacer la segunda.

01 — Planificar el tiempo

¿Cuándo va a estar esto de verdad?

La fecha de fin no se elige. Se desprende de las dependencias y duraciones que has introducido, y el método de la ruta crítica es la aritmética que la produce. Cambia una duración y todas las fechas posteriores se mueven: al instante, no cuando alguien vuelva a dibujar las barras.

Lo que eso exige por debajo: cuatro tipos de dependencia, ocho tipos de delimitación, tareas divididas y repetitivas, nueve tipos de perfil de trabajo, calendarios propios, semanas laborales, duraciones transcurridas. Maquinaria poco glamurosa, pero es exactamente la maquinaria que separa un cronograma que sobrevive al contacto con la realidad de uno que se abandona en la semana tres.

02 — Planificar los recursos

¿Quién está sobrecargado? ¿Quién está parado?

Cada tarea consume a alguien. Un plan que no modela eso te dirá tranquilamente que tres personas pueden hacer cada una dos tareas a tiempo completo la misma semana.

Asigna a las tareas recursos de trabajo, material, coste, presupuesto y genéricos. Las vistas Uso de recursos y Planificador de equipo sacan a la superficie la sobreasignación en el momento en que aparece, no la semana en que se rompe el plazo. La redistribución automática resuelve conflictos por prioridad, margen o ID — y solo dentro del margen disponible si así se lo indicas. Las tablas de tasas A–E llevan tarifas con fecha de efecto y disponibilidad variable en el tiempo, porque las personas no cuestan lo mismo todo el año ni están disponibles todo el año.

03 — Planificar el coste

¿Cuánto va a costar de verdad?

Puedes poner precio a las piezas. Poner precio al plan es más difícil, porque mano de obra, horas extra, materiales y facturas de proveedores están todos colgados de un cronograma que no deja de moverse.

Así que el coste tiene que acumularse hacia arriba desde las tasas de recursos, los costes fijos y el consumo de material, con devengo del coste fijo al principio, al final o prorrateado, y tiene que recalcularse al mismo compás que el cronograma. Trece columnas de valor ganado (BCWS, BCWP, CPI, SPI, EAC, VAC, TCPI y las demás) convierten eso en los dos números que una dirección lee de verdad: vamos adelantados o retrasados, y estamos por encima o por debajo del presupuesto.

04 — Seguir el avance

¿Vamos según lo previsto?

«Según lo previsto» solo significa algo frente a algo. Ese algo es una línea base: el plan tal y como se prometió, conservado junto al plan tal y como está ahora.

Once líneas base (0–10) más diez planes provisionales significan que puedes conservar el historial en lugar de sobrescribirlo cada vez que se vuelve a aprobar el plan. Cincuenta y cinco columnas de línea base y cinco de variación te dan la comparación; las barras de línea base se superponen al Gantt para que la veas sin leer una tabla. Actualizar proyecto y Reprogramar el trabajo no completado mueven todo lo que no ocurrió antes de la fecha de estado, en una acción en lugar de doscientas.

La parte que lo une todo

Estos cuatro trabajos no son cuatro herramientas. La razón de que vivan en un mismo archivo es que cada respuesta cambia las otras tres: una tarea retrasada mueve la fecha de fin, que mueve quién está ocupado en noviembre, que mueve el coste, que mueve la variación que reportas.

Ingantt hace los cuatro en el navegador, a la profundidad a la que los hace Microsoft Project — más IA para redactar y editar el plan, Google Drive para compartirlo, y archivos de MS Project y Primavera de entrada y de salida. No hay una suscripción de IA aparte ni una cuenta nueva que crear.

Si llegas de MS Project o de Primavera con archivos en la mano, empieza abriendo uno y comprueba si las cuatro respuestas vuelven intactas.