Bốn nhiệm vụ của một kế hoạch dự án
Một kế hoạch dự án bị hỏi bốn câu, lặp đi lặp lại, suốt vòng đời dự án. Khi nào xong? Ai làm gì? Tốn bao nhiêu? Chúng ta có đúng tiến độ không?
Một kế hoạch trả lời tốt một câu và để ba câu còn lại làm bằng tay thì không phải kế hoạch. Đó là bức ảnh chụp một kế hoạch. Đây chính là khác biệt giữa biểu đồ Gantt vẽ trong bảng tính và một công cụ lập tiến độ, và cần nói cụ thể công cụ thứ hai phải làm được những gì.
01 — Lập kế hoạch thời gian
Bao giờ việc này thực sự xong?
Ngày kết thúc không phải thứ bạn chọn. Nó rơi ra từ các quan hệ phụ thuộc và thời lượng bạn đã nhập, và phương pháp đường găng là phép tính tạo ra nó. Đổi một thời lượng thì mọi ngày phía sau đều dịch chuyển — ngay lập tức, chứ không phải chờ ai đó vẽ lại các thanh.
Bên dưới cần những gì: bốn loại quan hệ phụ thuộc, tám loại ràng buộc, công việc bị tách và công việc lặp, chín kiểu phân bổ khối lượng, lịch tùy chỉnh, tuần làm việc, thời lượng theo ngày trôi. Bộ máy không hào nhoáng, nhưng đây đúng là bộ máy phân biệt một tiến độ sống sót khi va vào thực tế với một tiến độ bị bỏ rơi ở tuần thứ ba.
02 — Lập kế hoạch tài nguyên
Ai bị quá tải? Ai đang rảnh?
Mỗi công việc đều tiêu tốn một ai đó. Một kế hoạch không mô hình hóa điều đó sẽ thản nhiên nói với bạn rằng ba người, mỗi người có thể làm hai việc toàn thời gian trong cùng một tuần.
Gán cho công việc các tài nguyên nhân lực, vật tư, chi phí, ngân sách và tài nguyên chung. Các khung nhìn Resource Usage và Team Planner làm lộ ra tình trạng quá tải ngay khi nó xuất hiện, chứ không đợi đến tuần trễ hạn. Cân bằng tự động giải quyết xung đột theo mức ưu tiên, thời gian dự trữ hoặc ID — và chỉ trong phạm vi dự trữ sẵn có, nếu bạn yêu cầu như vậy. Bảng đơn giá A–E mang đơn giá theo ngày hiệu lực và mức sẵn sàng thay đổi theo thời gian, bởi con người không tốn chi phí như nhau cả năm và cũng không rảnh cả năm.
03 — Lập kế hoạch chi phí
Rốt cuộc tốn bao nhiêu?
Bạn có thể tính giá từng phần. Tính giá cả kế hoạch thì khó hơn, vì nhân công, làm thêm giờ, vật tư và hóa đơn nhà cung cấp đều treo trên một tiến độ liên tục dịch chuyển.
Nên chi phí phải cộng dồn lên từ đơn giá tài nguyên, chi phí cố định và mức tiêu hao vật tư, với chi phí cố định hạch toán ở đầu, ở cuối hoặc phân bổ đều — và phải tính lại cùng nhịp với tiến độ. Mười ba cột earned value (BCWS, BCWP, CPI, SPI, EAC, VAC, TCPI và những cột khác) biến tất cả thành hai con số mà lãnh đạo thực sự đọc: chúng ta sớm hay muộn, và vượt hay dưới ngân sách.
04 — Theo dõi tiến triển
Chúng ta có đúng tiến độ không?
"Đúng tiến độ" chỉ có nghĩa khi so với một cái gì đó. Cái đó là đường cơ sở — kế hoạch như đã cam kết, giữ lại bên cạnh kế hoạch như hiện tại.
Mười một đường cơ sở (0–10) cộng mười kế hoạch tạm nghĩa là bạn giữ được lịch sử thay vì ghi đè mỗi lần kế hoạch được duyệt lại. Năm mươi lăm cột đường cơ sở và năm cột sai lệch cho bạn phép so sánh; các thanh đường cơ sở chồng lên biểu đồ Gantt để bạn nhìn thấy mà không phải đọc bảng. Update Project và Reschedule Uncompleted Work dời mọi thứ chưa xảy ra tính đến ngày trạng thái, bằng một thao tác thay vì hai trăm.
Phần gắn kết tất cả lại
Bốn nhiệm vụ này không phải bốn công cụ. Lý do chúng nằm chung một tệp là vì mỗi câu trả lời đều làm thay đổi ba câu còn lại: một công việc trễ sẽ dời ngày kết thúc, ngày đó dời chuyện ai bận vào tháng Mười một, chuyện đó dời chi phí, và chi phí dời con số sai lệch bạn báo cáo.
Ingantt làm cả bốn ngay trong trình duyệt, ở độ sâu như Microsoft Project làm — cộng thêm AI để soạn và sửa kế hoạch, Google Drive để chia sẻ, và tệp MS Project cùng Primavera cả chiều vào lẫn chiều ra. Không có gói đăng ký AI riêng và không phải tạo tài khoản mới.
Nếu bạn đến từ MS Project hoặc Primavera với tệp trong tay, hãy bắt đầu bằng cách mở một tệp và xem bốn câu trả lời có trở về nguyên vẹn không.