Die vier Aufgaben eines Projektplans

Einem Projektplan werden vier Fragen gestellt, immer wieder, über die ganze Laufzeit hinweg. Wann ist es fertig? Wer macht was? Was kostet es? Sind wir im Plan?

Ein Plan, der eine davon gut beantwortet und die anderen drei per Hand, ist kein Plan. Er ist ein Bild von einem Plan. Genau darin unterscheidet sich ein in der Tabellenkalkulation gezeichnetes Gantt-Diagramm von einem Terminplanungswerkzeug — und es lohnt sich, konkret zu werden, was das Zweite leisten muss.

01 — Die Zeit planen

Wann ist das wirklich fertig?

Das Endedatum wählen Sie nicht aus. Es fällt aus den Abhängigkeiten und Dauern heraus, die Sie eingetragen haben, und die Critical-Path-Methode ist die Rechnung, die es erzeugt. Ändern Sie eine Dauer, verschieben sich alle nachgelagerten Termine — sofort, nicht erst, wenn jemand die Balken neu zeichnet.

Was das darunter braucht: vier Abhängigkeitstypen, acht Einschränkungstypen, unterbrochene und periodische Vorgänge, neun Arbeitsverlaufstypen, eigene Kalender, Arbeitswochen, fortlaufende Dauern. Unglamouröse Mechanik — aber genau diese Mechanik unterscheidet einen Terminplan, der den Kontakt mit der Realität übersteht, von einem, der in Woche drei liegen bleibt.

02 — Die Ressourcen planen

Wer ist überbucht? Wer ist unbeschäftigt?

Jeder Vorgang verbraucht jemanden. Ein Plan, der das nicht modelliert, wird Ihnen bereitwillig erzählen, drei Personen könnten in derselben Woche je zwei Vollzeitaufgaben erledigen.

Ordnen Sie Vorgängen Arbeits-, Material-, Kosten-, Budget- und generische Ressourcen zu. Die Ansichten Ressourcenauslastung und Teamplaner zeigen Überlastung in dem Moment, in dem sie entsteht, und nicht in der Woche, in der der Termin reißt. Der automatische Kapazitätsausgleich löst Konflikte nach Priorität, Puffer oder ID — und nur innerhalb des verfügbaren Puffers, wenn Sie es so festlegen. Kostensatztabellen A–E führen datumsabhängige Sätze und zeitlich veränderliche Verfügbarkeit, weil Menschen nicht das ganze Jahr gleich viel kosten und nicht das ganze Jahr verfügbar sind.

03 — Die Kosten planen

Was kostet es wirklich?

Die Einzelteile können Sie bepreisen. Den Plan zu bepreisen ist schwerer, weil Arbeit, Überstunden, Material und Fremdleistungen alle an einem Terminplan hängen, der sich ständig bewegt.

Kosten müssen also aus Ressourcensätzen, Festkosten und Materialverbrauch aufwärts kumulieren, mit Festkostenanfall am Anfang, am Ende oder anteilig — und sie müssen im gleichen Takt wie der Terminplan neu rechnen. Dreizehn Earned-Value-Spalten (BCWS, BCWP, CPI, SPI, EAC, VAC, TCPI und die übrigen) machen daraus die zwei Zahlen, die eine Geschäftsführung tatsächlich liest: sind wir vor oder hinter dem Plan, und sind wir über oder unter Budget.

04 — Den Fortschritt verfolgen

Sind wir im Plan?

„Im Plan“ ist nur im Verhältnis zu etwas aussagekräftig. Dieses Etwas ist ein Basisplan — der Plan, wie er zugesagt war, aufbewahrt neben dem Plan, wie er jetzt ist.

Elf Basispläne (0–10) plus zehn Zwischenpläne bedeuten, dass Sie die Historie behalten können, statt sie bei jeder neuen Freigabe zu überschreiben. Fünfundfünfzig Basisplanspalten und fünf Abweichungsspalten liefern den Vergleich; Basisplanbalken legen sich über das Gantt-Diagramm, sodass man ihn sieht, ohne eine Tabelle zu lesen. Projekt aktualisieren und Nicht abgeschlossene Arbeit neu planen verschieben alles, was bis zum Statusdatum nicht passiert ist — in einer Aktion statt in zweihundert.

Was das Ganze zusammenhält

Diese vier Aufgaben sind nicht vier Werkzeuge. Sie gehören in eine Datei, weil jede Antwort die anderen drei verändert: ein verzögerter Vorgang verschiebt das Endedatum, das verschiebt, wer im November beschäftigt ist, das verschiebt die Kosten, und das verschiebt die Abweichung, die Sie berichten.

Ingantt erledigt alle vier im Browser, in der Tiefe, in der Microsoft Project sie erledigt — dazu KI zum Entwerfen und Bearbeiten des Plans, Google Drive zum Teilen und MS Project- sowie Primavera-Dateien hinein und hinaus. Es gibt kein separates KI-Abonnement und kein neues Konto anzulegen.

Wenn Sie von MS Project oder Primavera mit Dateien in der Hand kommen: öffnen Sie zuerst eine und sehen Sie, ob die vier Antworten unversehrt zurückkommen.