Empat tugas sebuah pelan projek

Sebuah pelan projek ditanya empat soalan, berulang kali, sepanjang hayat projek. Bila ia siap? Siapa buat apa? Berapa kosnya? Adakah kita mengikut jadual?

Pelan yang menjawab satu daripadanya dengan baik dan tiga lagi dijawab secara manual bukanlah pelan. Ia gambar sebuah pelan. Inilah perbezaan antara carta Gantt yang dilukis dalam hamparan dan sebuah alat penjadualan, dan berbaloi untuk menyatakan dengan jelas apa yang alat kedua itu perlu lakukan.

01 — Merancang masa

Bila ini benar-benar akan siap?

Tarikh tamat bukan sesuatu yang anda pilih. Ia terhasil daripada kebergantungan dan tempoh yang anda masukkan, dan Critical Path Method ialah aritmetik yang menghasilkannya. Ubah satu tempoh dan setiap tarikh di hiliran bergerak — serta-merta, bukan selepas seseorang melukis semula palangnya.

Apa yang diperlukan di bawahnya: empat jenis kebergantungan, lapan jenis kekangan, tugas terbahagi dan berulang, sembilan jenis kontur kerja, kalendar tersuai, minggu bekerja, tempoh berlalu. Jentera yang tidak menarik untuk ditunjuk, tetapi inilah jentera yang membezakan jadual yang bertahan apabila bertemu realiti daripada jadual yang ditinggalkan pada minggu ketiga.

02 — Merancang sumber

Siapa terlebih beban? Siapa yang lapang?

Setiap tugas memakan seseorang. Pelan yang tidak memodelkan hal itu akan dengan tenang memberitahu anda bahawa tiga orang boleh melakukan dua tugas sepenuh masa setiap seorang dalam minggu yang sama.

Agihkan sumber kerja, bahan, kos, bajet dan generik kepada tugas. Paparan Resource Usage dan Team Planner memaparkan agihan berlebihan pada saat ia muncul, bukan pada minggu tarikh akhir tergelincir. Pelarasan automatik menyelesaikan konflik menurut keutamaan, kelegaan atau ID — dan hanya dalam kelegaan yang ada, jika itu yang anda arahkan. Jadual kadar A–E membawa kadar berkuat kuasa mengikut tarikh dan ketersediaan yang berubah dengan masa, kerana orang tidak berkos sama sepanjang tahun dan tidak lapang sepanjang tahun.

03 — Merancang kos

Berapa sebenarnya kosnya?

Anda boleh meletakkan harga pada bahagian-bahagiannya. Meletakkan harga pada pelan lebih sukar, kerana buruh, kerja lebih masa, bahan dan bil vendor semuanya bergantung pada jadual yang sentiasa bergerak.

Jadi kos perlu terkumpul daripada kadar sumber, kos tetap dan penggunaan bahan, dengan kos tetap terakru pada permulaan, pada penghujung atau secara pro rata — dan perlu dikira semula seirama dengan jadual. Tiga belas lajur earned value (BCWS, BCWP, CPI, SPI, EAC, VAC, TCPI dan yang lain) menukar itu menjadi dua nombor yang benar-benar dibaca oleh pihak atasan: kita awal atau lewat, dan melebihi atau bawah bajet.

04 — Menjejak kemajuan

Adakah kita mengikut jadual?

"Mengikut jadual" hanya bermakna apabila dibandingkan dengan sesuatu. Sesuatu itu ialah garis dasar — pelan seperti yang dijanjikan, disimpan bersebelahan dengan pelan seperti keadaannya sekarang.

Sebelas garis dasar (0–10) tambah sepuluh pelan interim bermakna anda boleh menyimpan sejarahnya, bukan menulis ganti setiap kali pelan diluluskan semula. Lima puluh lima lajur garis dasar dan lima lajur varians memberi anda perbandingannya; palang garis dasar bertindan pada Gantt supaya anda melihatnya tanpa membaca jadual. Update Project dan Reschedule Uncompleted Work menggerakkan segala yang tidak berlaku sebelum tarikh status, dalam satu tindakan dan bukan dua ratus.

Bahagian yang mengikat semuanya

Empat tugas ini bukan empat alat. Sebabnya semuanya tinggal dalam satu fail ialah setiap jawapan mengubah tiga yang lain: satu tugas yang tergelincir menggerakkan tarikh tamat, yang menggerakkan siapa yang sibuk pada November, yang menggerakkan kos, yang menggerakkan varians yang anda laporkan.

Ingantt melakukan keempat-empatnya dalam pelayar, pada kedalaman yang Microsoft Project lakukan — tambah AI untuk merangka dan menyunting pelan, Google Drive untuk berkongsi, serta fail MS Project dan Primavera masuk dan keluar. Tiada langganan AI berasingan dan tiada akaun baharu untuk dibuka.

Jika anda datang daripada MS Project atau Primavera dengan fail di tangan, mulakan dengan membuka satu dan lihat sama ada keempat-empat jawapan kembali utuh.