I quattro compiti di un piano di progetto

A un piano di progetto vengono poste quattro domande, di continuo, per tutta la vita del progetto. Quando finisce? Chi fa cosa? Quanto costerà? Siamo in linea?

Un piano che risponde bene a una e alle altre tre a mano non è un piano. È l'immagine di un piano. È questa la differenza tra un diagramma di Gantt disegnato in un foglio di calcolo e uno strumento di pianificazione, e vale la pena essere concreti su cosa deve fare il secondo.

01 — Pianificare il tempo

Quando sarà davvero pronto?

La data di fine non la scegliete voi. Deriva dalle dipendenze e dalle durate che avete inserito, e il metodo del percorso critico è l'aritmetica che la produce. Cambiate una durata e tutte le date a valle si spostano: subito, non quando qualcuno ridisegna le barre.

Cosa serve sotto: quattro tipi di dipendenza, otto tipi di vincolo, attività suddivise e ricorrenti, nove tipi di profilo di lavoro, calendari personalizzati, settimane lavorative, durate trascorse. Meccanica poco affascinante, ma è esattamente la meccanica che separa un programma che sopravvive all'impatto con la realtà da uno che viene abbandonato alla terza settimana.

02 — Pianificare le risorse

Chi è sovraccarico? Chi è fermo?

Ogni attività consuma qualcuno. Un piano che non lo modella vi dirà tranquillamente che tre persone possono fare ciascuna due attività a tempo pieno nella stessa settimana.

Assegnate alle attività risorse di lavoro, materiali, di costo, di budget e generiche. Le viste Utilizzo risorse e Pianificazione team portano a galla la sovrallocazione nel momento in cui si presenta, non nella settimana in cui la scadenza salta. La livellazione automatica risolve i conflitti per priorità, scorrimento o ID — e solo entro lo scorrimento disponibile, se è questo che le chiedete. Le tabelle tariffarie A–E portano tariffe con data di validità e disponibilità variabile nel tempo, perché le persone non costano lo stesso tutto l'anno e non sono disponibili tutto l'anno.

03 — Pianificare il costo

Quanto costerà davvero?

I singoli pezzi si possono quotare. Quotare il piano è più difficile, perché manodopera, straordinari, materiali e fatture dei fornitori sono tutti appesi a un programma che continua a muoversi.

Il costo deve quindi cumularsi dalle tariffe delle risorse, dai costi fissi e dal consumo di materiali, con imputazione del costo fisso all'inizio, alla fine o in quota proporzionale — e deve ricalcolarsi allo stesso ritmo del programma. Tredici colonne di earned value (BCWS, BCWP, CPI, SPI, EAC, VAC, TCPI e le altre) trasformano tutto questo nei due numeri che una direzione legge davvero: siamo avanti o indietro, e siamo sopra o sotto budget.

04 — Monitorare l'avanzamento

Siamo in linea?

«In linea» ha senso solo rispetto a qualcosa. Quel qualcosa è una previsione di riferimento: il piano come è stato promesso, conservato accanto al piano come è adesso.

Undici previsioni di riferimento (0–10) più dieci piani provvisori significano che potete tenere la storia invece di sovrascriverla ogni volta che il piano viene riapprovato. Cinquantacinque colonne di riferimento e cinque colonne di scostamento danno il confronto; le barre di riferimento si sovrappongono al Gantt, così lo vedete senza leggere una tabella. Aggiorna progetto e Ripianifica lavoro non completato spostano tutto ciò che non è avvenuto entro la data di stato, in un'azione invece di duecento.

La parte che tiene insieme tutto

Questi quattro compiti non sono quattro strumenti. Stanno in un unico file perché ogni risposta cambia le altre tre: un'attività in ritardo sposta la data di fine, che sposta chi è occupato a novembre, che sposta il costo, che sposta lo scostamento che riportate.

Ingantt fa tutti e quattro nel browser, alla profondità con cui li fa Microsoft Project — più l'IA per redigere e modificare il piano, Google Drive per condividerlo, e i file MS Project e Primavera in entrata e in uscita. Non c'è un abbonamento IA separato né un nuovo account da creare.

Se arrivate da MS Project o Primavera con i file in mano, iniziate aprendone uno e vedete se le quattro risposte tornano intatte.