Bir proje planının dört işi

Bir proje planına, projenin tüm ömrü boyunca dört soru sorulur, tekrar tekrar. Bu ne zaman biter? Kim ne yapıyor? Ne kadara mal olacak? Yolunda mıyız?

Bunlardan birini iyi yanıtlayıp diğer üçünü elle yanıtlatan bir plan, plan değildir. Planın fotoğrafıdır. Hesap tablosunda çizilmiş bir Gantt şemasıyla bir planlama aracı arasındaki fark tam olarak budur ve ikincisinin ne yapmak zorunda olduğu konusunda somut olmaya değer.

01 — Zamanı planlamak

Bu gerçekten ne zaman bitecek?

Bitiş tarihi seçtiğiniz bir şey değildir. Girdiğiniz bağımlılıklardan ve sürelerden çıkar; onu üreten aritmetik de kritik yol yöntemidir. Bir süreyi değiştirin, aşağı akıştaki her tarih kayar — hemen, biri çubukları yeniden çizdiğinde değil.

Bunun altta gerektirdikleri: dört bağımlılık türü, sekiz kısıt türü, bölünmüş ve yinelenen görevler, dokuz iş dağılımı türü, özel takvimler, çalışma haftaları, geçen süreler. Gösterişsiz makine aksamı; ama gerçeklikle temasa dayanan bir programı üçüncü haftada terk edilen bir programdan ayıran tam olarak bu aksamdır.

02 — Kaynakları planlamak

Kim fazla yüklü? Kim boşta?

Her görev birini tüketir. Bunu modellemeyen bir plan, size üç kişinin aynı hafta ikişer tam zamanlı görev yapabileceğini gönül rahatlığıyla söyler.

Görevlere iş, malzeme, maliyet, bütçe ve genel kaynaklar atayın. Kaynak Kullanımı ve Takım Planlayıcısı görünümleri, aşırı yüklenmeyi teslim tarihinin kaydığı hafta değil, ortaya çıktığı anda yüzeye çıkarır. Otomatik dengeleme çatışmaları önceliğe, boşluğa veya kimliğe göre çözer — ve öyle söylerseniz yalnızca mevcut boşluk içinde. A–E ücret tabloları, tarih bazlı ücretleri ve zamana göre değişen uygunluğu taşır; çünkü insanlar yıl boyunca aynı maliyette değildir ve yıl boyunca müsait değildir.

03 — Maliyeti planlamak

Bu gerçekte ne kadara mal olacak?

Parçaları fiyatlayabilirsiniz. Planı fiyatlamak daha zordur; çünkü işçilik, fazla mesai, malzeme ve tedarikçi faturaları hep durmadan hareket eden bir programa asılıdır.

Bu yüzden maliyet, kaynak ücretlerinden, sabit maliyetlerden ve malzeme tüketiminden yukarı doğru toplanmalı — sabit maliyet başta, sonda ya da orantılı tahakkuk edecek şekilde — ve programla aynı ritimde yeniden hesaplanmalıdır. On üç kazanılmış değer sütunu (BCWS, BCWP, CPI, SPI, EAC, VAC, TCPI ve diğerleri) bunu bir yöneticinin gerçekten okuduğu iki sayıya çevirir: önde miyiz geride mi, bütçenin üstünde miyiz altında mı.

04 — İlerlemeyi izlemek

Yolunda mıyız?

«Yolunda» ancak bir şeye göre anlamlıdır. O şey bir temel plandır: söz verildiği hâliyle plan, şimdiki hâliyle planın yanında saklanır.

On bir temel plan (0–10) artı on ara plan, planı her yeniden onaylandığında üzerine yazmak yerine geçmişi saklayabileceğiniz anlamına gelir. Elli beş temel plan sütunu ve beş sapma sütunu karşılaştırmayı verir; temel plan çubukları Gantt'ın üzerine bindirilir, böylece tablo okumadan görürsünüz. Projeyi Güncelle ve Tamamlanmamış İşi Yeniden Programla, durum tarihine kadar gerçekleşmemiş her şeyi iki yüz işlemle değil, tek işlemle taşır.

Hepsini birbirine bağlayan şey

Bu dört iş, dört araç değildir. Aynı dosyada yaşamalarının sebebi, her yanıtın diğer üçünü değiştirmesidir: kayan bir görev bitiş tarihini oynatır, o kasımda kimin meşgul olduğunu oynatır, o maliyeti oynatır, o da raporladığınız sapmayı oynatır.

Ingantt dördünü de tarayıcıda yapar, Microsoft Project'in yaptığı derinlikte — üstüne planı taslaklamak ve düzenlemek için yapay zekâ, paylaşmak için Google Drive ve giren çıkan MS Project ile Primavera dosyaları. Ayrı bir yapay zekâ aboneliği ve açılacak yeni bir hesap yok.

MS Project'ten ya da Primavera'dan elinizde dosyalarla geliyorsanız, önce bir tanesini açın ve dört yanıtın sağlam döndüğünü görün.