As quatro funções de um plano de projeto

A um plano de projeto fazem-se quatro perguntas, vezes sem conta, durante toda a vida do projeto. Quando termina? Quem faz o quê? Quanto vai custar? Estamos dentro do previsto?

Um plano que responde bem a uma e às outras três à mão não é um plano. É uma fotografia de um plano. É esta a diferença entre um diagrama de Gantt desenhado numa folha de cálculo e uma ferramenta de planeamento, e vale a pena ser concreto sobre o que a segunda tem de fazer.

01 — Planear o tempo

Quando é que isto fica realmente pronto?

A data de conclusão não se escolhe. Resulta das dependências e durações que introduziu, e o método do caminho crítico é a aritmética que a produz. Mude uma duração e todas as datas a jusante mexem-se — de imediato, não quando alguém redesenhar as barras.

O que isso exige por baixo: quatro tipos de dependência, oito tipos de restrição, tarefas divididas e periódicas, nove tipos de perfil de trabalho, calendários personalizados, semanas de trabalho, durações decorridas. Maquinaria pouco glamorosa, mas é exatamente a maquinaria que separa um cronograma que sobrevive ao contacto com a realidade de outro que é abandonado na terceira semana.

02 — Planear os recursos

Quem está sobrecarregado? Quem está parado?

Cada tarefa consome alguém. Um plano que não modela isso dir-lhe-á com toda a calma que três pessoas podem fazer, cada uma, duas tarefas a tempo inteiro na mesma semana.

Atribua às tarefas recursos de trabalho, material, custo, orçamento e genéricos. As vistas Utilização de recursos e Planeador de equipa trazem a sobrealocação à superfície no momento em que aparece, e não na semana em que o prazo escorrega. O nivelamento automático resolve conflitos por prioridade, folga ou ID — e apenas dentro da folga disponível, se for isso que lhe indicar. As tabelas de taxas A–E transportam taxas com data de efeito e disponibilidade variável no tempo, porque as pessoas não custam o mesmo todo o ano nem estão disponíveis todo o ano.

03 — Planear o custo

Quanto vai custar de facto?

Consegue orçamentar as peças. Orçamentar o plano é mais difícil, porque mão de obra, horas extraordinárias, materiais e faturas de fornecedores estão todos pendurados num cronograma que não para de se mexer.

Por isso o custo tem de acumular a partir das taxas dos recursos, dos custos fixos e do consumo de material, com acréscimo do custo fixo no início, no fim ou rateado — e tem de recalcular no mesmo compasso que o cronograma. Treze colunas de valor ganho (BCWS, BCWP, CPI, SPI, EAC, VAC, TCPI e as restantes) transformam isso nos dois números que uma direção realmente lê: estamos adiantados ou atrasados, e acima ou abaixo do orçamento.

04 — Acompanhar o progresso

Estamos dentro do previsto?

«Dentro do previsto» só significa algo em relação a algo. Esse algo é uma linha de base: o plano tal como foi prometido, guardado ao lado do plano tal como está agora.

Onze linhas de base (0–10) mais dez planos intermédios significam que pode guardar o histórico em vez de o sobrescrever cada vez que o plano é reaprovado. Cinquenta e cinco colunas de linha de base e cinco colunas de desvio dão-lhe a comparação; as barras de linha de base sobrepõem-se ao Gantt para que a veja sem ler uma tabela. Atualizar projeto e Reprogramar trabalho não concluído movem tudo o que não aconteceu até à data de estado, numa ação em vez de duzentas.

A parte que liga tudo

Estas quatro funções não são quatro ferramentas. A razão para viverem no mesmo ficheiro é que cada resposta altera as outras três: uma tarefa atrasada move a data de conclusão, que move quem está ocupado em novembro, que move o custo, que move o desvio que reporta.

O Ingantt faz as quatro no navegador, à profundidade a que o Microsoft Project as faz — mais IA para redigir e editar o plano, Google Drive para o partilhar, e ficheiros do MS Project e do Primavera à entrada e à saída. Não há subscrição de IA separada nem conta nova para criar.

Se vem do MS Project ou do Primavera com ficheiros na mão, comece por abrir um e veja se as quatro respostas voltam intactas.